På trettiotalet presenterade Erwin Schrödinger ett tankeexperiment som illustrerar en tänkt paradox där väldigt små fysikaliska partiklar kan befinna sig i ett så kallat överlagrat tillstånd. Konsekvensen av paradoxen är att en katt i ett slutet rum tillsammans med en instabil atomkärna skulle kunna uppfattas som samtidigt död och levande.
Jag tänker inte fördjupa mig ytterligare i kvantfysiken. Ur mitt perspektiv, som är att kontroll över informationen är centralpunkten både för informationssäkerhet och informationsförvaltning inklusive arkiv, finns det allt fler tillfällen då det är rimligt att använda tankeexperimentet som metafor och prata om Schrödingers information. Det är innebär information som både finns och inte finns på samma gång, något som är negativt för den som vill ha kontroll över sin information. Låt mig ta några exempel.
Det första exemplet är kanske det mest uppenbara och gäller formatet. Trots att jag är mycket pro-digitalisering så får ändå pappret och dess föregångare pergament m.m. sägas ha den stora fördelen att informationen som haft papper som bärare har varit möjlig att ta del av över seklerna. I och med att bärarna blivit digitala sluts cirkeln på sätt och vis då information precis som i gamla glömda teckenformer blir omöjlig att ta del av även om den faktiskt finns. Jag tänker då på den information som finns lagrat på medier och i format som inte längre går att läsa. Diskar som står och dammar, format som ligger som bilagor till mail, gamla applikationer som inte migrerats med till nutiden– oräkneliga exempel kan göras. Trots att de inte kan läsas ligger de kvar för ingen riktigt förmår att ta ställning och hålla i yxan.
Oförmågan att ta tag i yxan och faktiskt gallra är mitt andra exempel. Gallring har kallats arkivariens svåraste uppgift men jag ska inte här gå in på den i och för sig mycket väsentliga frågan om vad som ska gallras utan själva gallringsrutinen. Förutsättningen i myndigheter är att allmänna handlingar (vilket generellt är merparten av den information som myndigheten hanterar) ska bevaras. Undantaget är när ett gallringsbeslut fattats som kan göras av ett antal skäl vilket beskrivs i en av Riksarkivets få vägledande skrifter:
Vanligen syftar gallring till att myndighetens arkiv inte skall tyngas av allmänna handlingar som saknar påtagligt informationsvärde, allmänna handlingar som motsvaras av annan dokumentation i det egna arkivet eller andras arkiv, eller allmänna handlingar som har ett informationsvärde som är starkt begränsat i tiden. I fråga om personuppgifter kan gallring ibland syfta till att skydda enskildas personliga integritet. Rent ekonomiska bedömningar kan också ges mycket stor vikt, t ex när man har serier med få intressanta uppgifter i relation till omfånget.
Det som är själva poängen med gallringsbeslutet är att handlingarna sedan verkligen också förstörs. Ett gallringsbeslut är inte ett förslag utan handlingarna ska faktiskt som Riksarkivet skriver
ske utan dröjsmål när gallringsfristen har löpt ut eller gallringstidpunkten har uppnåtts.
Detta efterlevs inte alltid. Ibland kan gallringsbeslut vara formulerade som att handlingar ”får” gallras vid en viss tidpunkt vilket kan ge intryck av att alternativet att handlingarna bevaras också finns. Inte sällan har jag i kommuner, landstings och myndigheters bestånd påträffat information som borde varit gallrad och därmed, sett till de fattade besluten, inte finns. Detta skapar naturligtvis en stor potentiell brist på rättssäkerhet för den enskilde där myndighetsbeslut säger att exempelvis en information rörande den enskilde inte finns men det sedan visar sig att den ändå gör det. Det rimmar också mycket illa med dataskyddsförordningen och ger dessutom ett intryck av att kommunen/myndigheten har en dålig ordning där man inte efterlever fattade beslut. Och hur skyddas en information som både finns och inte finns?
Ytterligare ett exempel som jag stött på är hanteringen av loggar. Loggar bör av integritetsskäl i de flesta fall gallras efter kort tid, default 3 månader om inte något annat framkommit vid informationsklassning, och då verkligen tas bort. I många verksamheter separeras dock inte loggarna från verksamhetsinformationen utan följer med i den allmänna back upen vilket gör att de ligger kvar år efter år. Integritetskänslig information från tjänster och passersystem som följer den anställdes alla aktiviteter på jobbet kan finnas kvar trots att många arbetsgivare har loggpolicys som säger något helt annat. Och för en myndighet blir det naturligtvis prekärt om loggarna begärs ut som allmän handling och man då måste ta ställning till om de finns eller inte finns trots att de rent faktiskt finns.
Det mest övergripande exemplet som jag redan tidigare varit inne på i en blogg är all den information som finns i en myndighet och som bedömts inte vara allmänna handlingar. Denna andel av den totala informationshanteringen ser jag som i stark tillväxt på gemensamma file servers, i olika egeninitierade molntjänst typ Dropbox och alla möjliga andra former. Informationen fångas inte upp i dokumenthanteringsplaner eller andra verktyg men finns likaväl.
Jag har inga patentlösningar på hur de här olika situationerna ska hanteras. Min spaning är helt enkelt bara att det är viktigt att vi inte har information som liknar katten i Schrödingers tankeexperiment.
