Ber redan här om ursäkt för ett ämne som så många uppfattar som det dammigaste av de dammiga. Egentligen kunde inget vara mer fel eftersom att bevara och tillhandahålla rätt information i ett användbart skick istället borde ses som det hetaste av det heta idag då ALLT handlar om digitalisering och AI. Det vill i huvudsak säga hur information används, förändras, kommuniceras och lagras, ett huvudområde för arkivarier.

Det är inte bara i uppfattningarna om arkiv som det finns ett glapp utan i allt högre grad mellan lagstiftning på området och verkligheten. I Finland håller en ny arkivlag på att beslutas men i Sverige hörs inte knyst om den lag som varit i princip densamma sedan 1990. Det 1980-tal där arkivlagen utreddes och beslutades var mycket annorlunda än den verklighet vi har idag efter mycket stora samhällsförändringar och rekordsnabb teknisk utveckling på informationsområdet. Tyvärr har inte arkivlagen var föremål för ett aktivt intresse från lagstiftarna utom då SOU 2002:97 Ordning och reda bland allmänna handlingar föreslog att regleringen i 15 kap. sekretesslagen och arkivlagen
skall samordnas i en ny lag; lagen om hantering av allmänna handlingar. Tyvärr gick inte regeringen vidare med det förslaget.

Jag hävdar att arkivlagen är i otakt med tidens gång och borde utsättas för en ordentlig utredning som förhoppningsvis skulle leda fram till en mer ändamålsenlig reglering. Min utgångspunkt är att den information som skapas i ett samhälle är en viktig resurs som ska användas så ett så "nyttigt" sätt som möjligt.

Låt mig litet snabbt ta en handfull exempel som jag tycker tyder på dess otidsenlighet.

1 . Syftet
Arkivlagen anger följande syften för att myndigheternas arkiv förutom det bevara det nationella kulturarvet:

Myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser
   1. rätten att ta del av allmänna handlingar,
   2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och
   3. forskningens behov

Det är ju rätt långt ifrån den återanvändning av information som inte bara uppmuntrats utan till och med föreskrivits bland annat för öppna data. Ett annat exempel är det slukhål för information som generativ AI utgör. Det är svårt att se att lagen är tillämplig för denna användning.

2. Begreppet "arkiv"

Definitionen av "arkiv" i lagen är:

En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar ska tas om hand för arkivering.

Papperslukten är stark i denna beskrivning. Det svårt att inte se arkiv i denna bemärkelse som avställd information, som det står, från myndighetens verksamhet. Ändå försöker inte minst Riksarkivet ofta hävda att man har inflytande över den pågående verksamhetens informationshantering. Detta är svårt att se både i lagtexten och i Riksarkivets uppdrag. Lagens utformning blir därför en slags hinder för att utveckla den offentliga informationsförvaltningen eftersom det faktiskt inte finns någon myndighet med tydligt uppdrag i denna fråga.
Arkivlagens och Riksarkivets begränsade uppdrag blir tydligt nu när "samhällsviktig information" blivit en catch phrase för Riksarkivet. Det är klart att arkiven i lagens definition har ett uppdrag att rädda det som finns i ladorna även vid störningar och beredskapsläge. Däremot har jag svårt att se ett uppdrag för Riksarkivet att ge aktivt stöd för informationsförvaltningen i samhällsviktig verksamhet i en beredskapssituation. Då måste både lag och uppdrag skrivas om.

3. Avgränsningen till allmänna handlingar

Som framgår av det förra stycket är arkivlagen endast intresserad av allmänna handlingar, inte av information. Vad som är en allmän handling är inte alls så tydligt som det ibland framställs vilket blir uppenbart om man kikar in hos olika myndigheter. Vissa tillämpar till och med någon slags cirkelargument: allmänna handlingar skall diarieföras, alltså är det de diarieförda handlingarna som är myndighetens allmänna handlingar. Båda satserna i detta resonemang är naturligtvis hårresande fel men hindrar inte att de förekommer både enskilt och tillsammans.
Många myndigheter har fortfarande en bias att allmänna handlingar liksom ska likna ett dokument (väldigt tråkigt att man inte tog den tidigare nämnda utredningens förslag om "allmänna uppgifter"). Därför släpper man taget om de enorma mängder information som finns i annan form och tittar åt ett annat håll (det förtjänar att nämnas att många också är duktiga på sina informationshanteringsplaner).
Det finns också ett starkt intresse, inte minst hos makthavare, att inte se information som allmänna handlingar eftersom det riskerar att ge en oönskad insyn.
Förvirringen ökade än mer genom EU-inträdet där myndigheternas informationshantering blev ofta blev påverkad av andra länder där offentlighetsprincip inte gäller.
Sammantaget finns det idag väldigt information som rör myndigheternas verksamhet som inte ses som allmänna handlingar och där faller utanför den strukturerade informationsförvaltningen. Denna information är inte mindre värdefull ur olika aspekter men verktygen måste utvecklas så att den också kan hanteras.

4. Arkivbildarbegreppet

För arkivarier har arkivbildarbegreppet varit centralt eftersom det definierar den yttre proveniensen, det vill säga det som sammanlänkar verksamhet och information. En organisation är i korthet arkivbildare vilket också följer med in i arkivlagen även om det inte skrivs ut men tanken är att varje myndighet är en arkivbildare.
1997 skrev jag en artikel i Arkiv, samhälle och forskning som hette Arkivbildarbegreppet och proveniensprincipen under press? därför att jag redan då såg problemet med att tillämpa begreppet i en situation då information utbyts mellan verksamheter i en allt snabbare takt. Detta gör att ny information skapas som riskerar att bli herrelös vilket är ett stort problem både ur arkiv- och säkerhetssynpunkt.

5. Räckvidden

Arkivlagen reglerar endast myndigheters arkiv och då framför allt statliga myndigheter. Riksarkivet är arkivmyndighet för statliga myndigheter och kan i sina föreskrifter styra hur statliga myndigheter ska hanteras sina arkiv. Kommuner och regioner är däremot sina egna arkivmyndigheter och kan i hög grad själv besluta till exempel om bevarande och gallring (naturligtvis med hänsyn tagen till annan lagstiftningen). När det gäller privata organisationer har arkivlagen mycket litet att säga till om. I offentlighets- och sekretesslagen finns en bilaga där de enskilda organ som jämställs med myndigheter då det gäller allmänna handlingar:

Vad som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen om rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter ska i tillämpliga delar gälla också handlingar hos de organ som anges i bilagan till denna lag, om handlingarna hör till den verksamhet som nämns där. Dessa organ ska vid tillämpningen av denna lag jämställas med myndigheter.

Dessa verksamheter ska alltså även följa arkivlagen. Det är ingen särskilt lång lista, till exempel finns inte SKR med trots att medlemsorganisationerna är myndigheter (vilket jag ständigt påpekar).
Idag har enskilda aktörer i allt högre grad övertagit utförandet av tidigare offentlig verksamhet. Detta sammantaget med att regioner och kommuner ansvarar för en stor del av den samhällsviktiga verksamheten där den sant samhällsviktiga informationen finns gör att Riksarkivets uttalanden gällande detta blir ett slag i luften. Man har ju faktiskt inte inflytande över frågan.

Jag skulle kunna utveckla varenda en av dessa 5 punkter mycket längre - se det bara noteringar som bör bearbetas vidare. Kanske finns det andra som tänkt mycket längre och tycker detta känns ovidkommande. Själv menar jag dock att det är dags för den STORA arkivutredningen!