Jag har arbetat med många uppgifter under mitt numera ganska långa arbetsliv, både som anställd och som konsult. Ur denna rika erfarenhet kan jag vaska ut de två svåraste uppgifterna jag haft:
- att vara en så bra vårdare som möjligt för barn och ungdomar med svåra intellektuella och fysiska funktionshinder
- att vara landstingsarkivarie
Den första uppgiften ska jag inte skriva om här även om den starkt påverkat min syn på ett antal frågor, inte minst integritet.
Däremot ska jag skriva om att ha rollen som landstingsarkivarie samtidigt som att ha ansvar för informationssäkerhet, dataskydd och informationsförvaltning i ett landsting. Detta var alltså ett tag sedan, 1990-tal, idag skulle rollen varit bemannad med betydligt fler medarbetare. Jag tyckte dock att det fungerade bara eftersom jag hade möjlighet att göra flera saker samtidigt utan att belasta sjukvården m.m. flera gånger om.
Samtidigt var det ett mycket svårt uppdrag. För mig kan i princip ingen annan information jämställas med sjukvårdens då det gäller komplexitet, känslighet och betydelse. Betydelsen gäller både i förhållande till den enskilde patienten och för samhället i stort. Och för samhället både för att kunna upprätthålla vitala funktioner och för forskning för att bara två aspekter. Som landstingsarkivarie skulle jag ta ställning till bland annat hur länge informationen skulle finnas kvar och vilken information som kunde gallras utan att det fick negativa effekter vare sig för aktuella patienter eller för samhället. Observera att precis som nu var landsting och kommuner sina egna arkivmyndigheter och därmed fattar sina egna gallringsbeslut utan föreskrifter från Riksarkivet. Att göra grundliga bevarande- och gallringsutredningar är något som kräver hög nivå av professionell kompetens i vanliga fall, i sjukvårdsinformationen i än högre grad med alla aspekter av hänsyn som måste tas. Särskilt att försöka utvärdera behovet av informationen i alla typer av forskning kräver förutom gedigen kompetens även grundligt funderande och analyserande för varje informationsmängd.
Betydelsen av sjukvårdsinformationen på samhällsnivå har inte på något sätt minskats sedan jag själv var landstingsarkivarie - helt tvärtom. Nu kallas ofta vårdinformation för den nya oljan där det finns starka önskemål inte bara från traditionell forskning att använda den. För innovation och olika datadrivna kommersiella lösningar är den verkligen olja (jag har starka åsikter om detta men tar inte dem nu). Låt oss konstatera att vårdinformation måste betraktas som milt sagt samhällsviktig både i realtid och på längre sikt.
Hur ska då den här informationen hanteras så att det gynnar samhället på bästa sätt? Min bedömning är att detta måste ske samordnat. Information rörande vård flödar inte längre inom en enskild region utan allt fler nationella lösningar används. Tidigare har dessa nationella lösningar ofta levererats av Inera, SKR:s dotterbolag, men nu finns en stark inriktning från regeringen att samla allt mer av styrningen av en gemensam infrastruktur framför allt hos E-hälsomyndigheten. Och inte bara styrningen utan även själva tjänsterna bedömer jag i snabb takt kommer att finnas hos myndigheten, inte hos SKR. Om det förstatligande av sjukvården som det finns tankar om på olika håll realiseras så blir detta naturligtvis den självklara lösningen.
Hittills har alltså styrningen av vad som ska bevaras respektive gallras skett hos respektive region. Tidigare fanns en överenskommelse mellan staten och alla landsting utom ett att alla läkarförda journaler skulle bevaras för all framtid. Nu verkar både regioner och privata vårdgivare (som blivit allt större andel) kunna gallra journalerna 10 år efter sista anteckning gjorts, detta enligt PDL:s krav. Det enda momentum mot detta är en 10 år gammal gemensam rekommendation från Riksarkivet och SKR att bevara dem samt ett likaså 10 år gammalt gallringsråd framtaget av Riksarkivet och dåvarande SKL. Mer om detta senare men det är inte fel att säga att skyddet av vårdinformationen minskats radikalt i takt med digitaliseringen.
Trots att frågor om bevarande och gallring av central information är Riksarkivets huvuduppgift har man haft häpnadsväckande svårt att förvalta det uppdraget och när det gäller digital information. Det är man i och för sig inte ensam om, internationellt finns inte heller några etablerade lösningar för att omhänderta digital information men vad jag flera gånger skrivit om är att det saknas en strategi för hur vi ska komma närmare målet. Detta gäller även för den arkivutredning som presenterades för nu 5 år sedan (har inte hänt mycket sedan dess). Se exempel nedan.
Av: Fia Ewald
Fia Ewald
Hittills har arbetet med att styra och ge stöd för bevarande och gallring inom kommuner och regioner skett i en mycket löslig form i den så kallade Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor. Samrådet har framför allt skett mellan SKR och dess föregångare samt Riksarkivet. Mina erfarenheter från att själv ha suttit med där en kort period på nittiotalet är inte så relevanta men det kan väl sägas att resultatet från gruppen kanske inte varit överväldigande. Ändå blir jag bekymrad när denna grupp försvinner och har övergått till att vara en "kompetensgemenskap" med SKR som ensam huvudman enligt en notis från Arkeion:
Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor (SKA) har från 1 juni ersatts av en kompetensgemenskap med SKR som ensam huvudman. Riksarkivet kommer att fortsätta att vara en samverkanspartner i arbetet.
Några arkivarier från regionsektorn hör av sig till mig (något av en omväg kan tyckas) för att fråga om jag vet vad som pågår.
Det gör jag inte men börjar luska. SKR är ingen större idé att fråga, som medlemsförening håller dess företrädare alltid hårt på sin rätt att inte vara öppna (någon hade redan försökt den vägen utan resultat). Däremot bör ju Riksarkivet som myndighet och en av huvudmännen bakom bakom samrådsgruppen. Svaren är svävande från myndigheten och jag begär ut handlingar i frågan och blir inte klokare på varför Riksarkivet drar sig tillbaka. Om man bara skulle utgå från protokollen så dog samrådsgruppen sotdöden utan några livräddande åtgärder från Riksarkivet.
Denna bortgång syns särskilt märklig med tanke på att Riksarkivet sedan några år försökt komma med i leken genom att prata om samhällsviktiga arkiv och samhällsviktig information. I ett regeringsuppdrag som nyligen presenterades där ett antal åtgärder föreslogs för att förbättra skyddet för samhällsviktig information:
Det bör införas en skyldighet för alla som bedriver samhällsviktig verksamhet, oavsett sektor och huvudmannaskap, att bevara sådan information som är nödvändig för att upprätthålla eller säkerställa samhällets grundläggande behov, värden och säkerhet. Riksarkivet bör ges rätt att meddela närmare föreskrifter kring bevarandet.
Riksarkivet bör också få ett fortsatt uppdrag att tillsammans med de beredskapsansvariga myndigheterna identifiera de mest centrala behoven av konkreta skyddsåtgärder för den särskilt skyddsvärda informationen inom respektive beredskapssektor och inom de funktioner som saknar huvudsaklig hemvist i en beredskapssektor.
Riksarkivet bör ges i uppdrag att erbjuda tjänster för förvaring av analoga och digitala skyddsvärda handlingar åt samhällsviktiga verksamheter som bedrivs i enskild regi. Riksarkivet bör också ges i uppdrag att tillhandahålla lokaler för förvaring av handlingar som behöver evakueras eller undanföras vid en fredstida kris, höjd beredskap eller krig.
Riksarkivet bör ges i uppdrag att digitisera handlingar med samhällsviktig information som är i störst behov av att digitiseras ur ett skyddsperspektiv.
Det finns en intressant indikation här på att Riksarkivet inte längre ser sin roll enbart i förhållande till "avställd" information vilket man bekvämt nog gjort tidigare. Nu kanske myndigheten äntligen gör slag i saken och går in för att styra även hanteringen av aktiv information. Mer om detta vid ett senare tillfälle. Det som är relevant i detta sammanhang är meningen: Riksarkivet bör ges rätt att meddela närmare föreskrifter kring bevarandet. Konkret innebär det att Riksarkivet föreslår att man ska meddela föreskrifter för bevarande och därmed även gallring för exempelvis vården.
Inte mig emot men det innebär samtidigt att hela konceptet med "kompetensgemenskap" med SKR kommer i en annan dager. Vad ska den gemenskapen egentligen syssla med? Samla remissvar från regioner och kommuner på Riksarkivets föreskriftsförslag eller enbart ägna sig åt icke samhällsviktig information i kommuner och regioner (vilket inte är så mycket)?
Personligen tycker jag inte att SKR har något i denna fråga att göra. För det första är SKR en privat arbetsgivarförening vilket man alltid hävdar med emfas så fort det rör sig om insyn. Varför ska en privat organisation styra nationellt över hur samhällsviktig information ska hanteras? Detta om något är en myndighetsuppgift vilket Riksarkivet också pekar på i sin rapport. Och hur bra är det att sköta det utan insyn? Det finns dessutom skäl för myndigheter att överväga huruvida det är lämpligt att privata organisationer som SKR får ta del av känslig information eftersom de inte alls har samma sekretessreglering som en myndighet. Detta har jag skrivit om här och detta förhållande är något som kommuner och regioner måste ta ställning till när de diskuterar eller lämnar över känslig information till SKR. Utan denna information kan å andra sidan SKR knappast fungera samordnande vilket är ännu ett skäl till varför man inte ska ha den rollen.
För det andra, om vi håller oss till sjukvården, kommer allt mer av informationshanteringen att bli en nationell myndighetsangelägenhet i och med att en nationell infrastruktur byggs upp just hos myndigheter. Rimligen bör detta även gälla för bevarande och gallring som knappast kommer att kunna ske på olika sätt hos olika vårdgivare utan måste bygga på gemensamma principer och ställningstaganden. Dessa principer och ställningstaganden måste i sin tur vila på mycket omfattande utredningar som både tar hänsyn till vårdens behov men även forskningens m.m. Även detta gör att SKR:s roll bör vara mycket begränsad. I dagarna kommer också en utredning som sannolikt kommer att påverka hur statens relation till kommuner, regioner och SKR ska se ut framöver. Redan i direktivet framgår att den är tillsatt bland annat på grund av SKR:s oklara roll. Min prognos är att staten generellt kommer att tukta sina relationer till föreningen och i mindre grad än tidigare låta SKR leva kvar i någon slags "myndighetsstatus".
Slutligen har SKR ingen egen arkivkompetens och har inte heller ett bra track record i de här frågorna, det räcker bara med att se på Ineras utredningar som jag skrev om bland annat här och här (jag har även ett antal andra exempel). Detta är förhållningssätt som inte är seriösa ur ett arkivperspektiv och det saknas uppenbarligen förmåga att göra utredningar på den nivå som enskilda myndigheter gör rörande sin egen information. Kravet på utredningar för samhällsviktig information är naturligtvis ännu högre och inte minst krävs en nära koppling till forskarsamhället. Det räcker att sammantaget se på dagsläget för att inse att SKR inte hittills levt upp till en samordnande roll i området och än mindre kommer att ha det framöver. Lägg till detta att de indikationer jag fått från den sanna kompetensen, de som sysslar med arkiv i regioner och kommuner, som inte tycker sig involverade i det SKR tar sig för (det är naturligtvis helt anekdotiskt).
För att sammanfatta. När det gäller vårdinformationen är enligt min bedömning situationen katastrofal med tanke på dess betydelse och värde. Detta gäller till viss del annan samhällsviktig information i kommuner och regioner. Det finns inga institutionella förutsättningar för att SKR skulle kunna reda ut det här vare sig på kort eller lång sikt. Riksarkivet måste våga släppa sin normala senfärdighet och utifrån sin utredning komma med mer konkreta och därmed genomförbara förslag. Jag skulle vilja se en särskild organisation inom Riksarkivet med uppdrag att ta fram en strategi för hur samhällsviktig information ska hanteras men också faktiskt sätter sig ner och gör det faktiska arbetet. Med det menar jag att ta fram ordentliga och genomarbetade föreskrifter för bevarande och gallring av samhällsviktig information, lämpligen utgående från samma metoder som man själv förordar fast på en högre nivå.
Naturligtvis ska samråd ske med alla möjliga intressenter, även SKR, men låt oss slippa den återvändsgränd som nu föreslagits med SKR i täten. Vi är alla överens om att informationen är vår viktigaste samhällsresurs idag - låt oss se det i praktisk handling! Tummen ur nu! I min gamla roll som landstingsarkivarie hade jag applåderat om jag fått kompetent stöd i min svåraste uppgift.
