Alla som arbetat med utlämnande av allmänna handlingar vet att det då och då dyker upp "krångliga" människor som det är lätt att etikettera som rättshaverister som ställer orimliga krav på myndigheten. Den frustration som kan uppstå framför kopiatorn eller inför de omfattande sekretessprövningarna väcker ibland tankar på att försöka inskränka offentlighetsprincipen i sin helhet trots den strikta reglering som finns. Den som girigt kastar sig över JO:s ämbetsberättelser varje år vet att metoderna för att försöka kringgå offentlighetsprincipen är många. Ett återkommande tema i ombudsmännens årliga bedömningar är att det finns brister både i viljan och i kompetensen när det gäller att efterleva kraven på öppenhet. Genom alla de år som jag arbetat nära dessa frågor kan jag inte annat än hålla med. Bristen på kompetens i ledningsfunktioner och i övrig organisation ställer ofta till problem för registratorer och arkivarier som kämpar på med att försöka följa lagen även om det i vissa fall är obekvämt. Vad gäller just viljan är det mest talande regeringskansliets och UD:s återkommande brister i frågan vilket sätter ett dåligt exempel för hela förvaltningen, nedan bara ett exempel på de återkommande problemen.
Men åter till de krångliga personerna som begär ut vad som kan uppfattas som alldeles för mycket handlingar alldeles för ofta. Jag har nu läst en ny och klargörande masteruppsats inom arkivvetenskap av Clara Strandros Berdén ”Om man låter det ta tid från början så vinner man på det i slutändan” . Myndigheters arbete med frekventa och återkommande begäranden om utlämnande av allmän handling som behandlar detta välkända fenomen på ett genomarbetat och upplysande sätt. Hennes frågeställningar rör hur olika myndigheter hanterar dessa begäranden i praktiken, om man har framtagna handlingsplaner och om antalet förfrågningar av denna typ ökat. En särskilt intressant fråga är i vilken utsträckning som allmänna handlingar tillgängliga på myndigheternas hemsidor.
Jag rekommenderar alla med intresse för dessa frågor att läsa uppsatsen bland annat för att den ger en rejäl bakgrund till hur man skulle kunna tolka agerandet hos de som gör frekventa och återkommande begäranden. En annan viktig fråga är hur myndighetens eget agerande kan påverka situationen i t.e.x. det här avsnittet:
Precis som Christian Diesen skriver i tidigare nämnda artikel om justice obsession syndrome (2008) menar Lambertz att rättsväsendet i sig själv och jurister bidrar till detta beteende. Att orsakerna till beteendet finns hos personerna själva, men att jurister troligen är en del av problemet. Att personer utvecklas till rättshaverister handlar enligt författarens uppfattning delvis om juristers brist på tid, engagemang och/eller att de ”säger, skriver eller gör fel saker” (Lambertz 2005, s. 214). Detta i den mån orsakerna rör jurister. Med att säga, skriva eller göra fel saker menar författaren exempelvis att ilskna till under en rättegång eller att använda onödigt okänsliga formuleringar.
Lambertz poängterar att även om jurister och rättssystemet inte bär hela ansvaret för att människor utvecklas till rättshaverister så har de ett ansvar för frågan, i form av såväl sitt beteende som eget förhållningssätt (Lambertz 2005, s. 215-216).
Min egen erfarenhet är att det i vissa fall och med ett stort mått av tålamod går att vända situationen genom att bygga någon slags tillit med den som efterfrågar handlingarna. Detta påpekas också av informanterna som en "metod", d.v.s. att ta sig tid att lyssna och prata med den som uppfattar sig som utsatt för en orätt från myndighetens sida. Registratorer och arkivarier har en helt avgörande roll här men tyvärr saknas ofta tiden.
Informanterna ger också underlag för en beskrivning av vad det är som begärs ut i dessa sammanhang:
Baserat på informanternas berättelser är det i huvudsak två kategorier av personer som återkommande begär ut stora mängder handlingar. Den första kategorin, vilket är den vanligare av de två, är personer som har ett eget ärende hos myndigheten. Den andra kategorin är personer med ett starkt engagemang för ett specifikt ärende eller fråga. Oberoende av kategori är alternativt upplevs ärendena som personliga på något vis, antingen för att de själva är berörda eller för att de blivit
personligt berörda av ärendet.
Det är svårt att få en uppfattning av hur stort problemet egentligen är. Det tycks dock inte öka i samma takt som begärande i övrigt har gjort:
Samtliga informanter berättar att de upplever att antalet begäran om allmän handling har ökat och ökar generellt. Flertalet av informanterna tillägger att det inte bara är en upplevelse utan något som också styrks av myndigheternas interna statistik. Detta skiljer sig från antalet personer som återkommande begär ut stora mängder allmänna handlingar från myndigheterna, samtliga informanter berättar att dessa inte ökat på samma sätt utan att det legat på ungefär samma antal under
en längre tid. I flera fall har dessa legat på omkring samma antal sedan informanten började arbeta på myndigheten.
Frågan är då vad som kan göras för att få det att fungera när situationen med återkommande och frekventa begäranden ändå uppstår. Flera myndigheter har tagit fram vägledningar framgår det men dessa är inte enhetliga utan skilja sig både till innehåll och omfattning. Här finns dock bra tips för den som är intresserad av att förbättra hanteringen i sin egen organisation även om det känns märkligt att som Arbetsförmedlingen använda kundbegreppet i den mest medborgerliga av ärenden i titeln "Intern rutin utlämnande återkommande kund".
För mig framstår problemet egentligen som det omvända till hur det ofta framställs; att så använder sin rätt att begära ut allmänna handlingar. Inte bara tekniken är ett problem utan kanske även hur relationen mellan myndigheter och individer omformulerats i det nya kundsamhället. Jag har ett antal gånger skrivit om det mycket begränsade intresse som funnits för att använda digitaliseringen som ett verktyg för att utveckla demokratin. Inte minst när det gäller hantering och utlämnande av allmänna handlingar finns mycket goda förutsättningar. Detta med tanke på att registrering och tillgängliggörande av allmänna handlingar i princip stått still sedan 1970-talet i den mening att medborgaren idag inte har större möjlighet att vare sig få överblick eller tillgång till informationen. I Clara Strandros Berdéns uppsats framgår att det inte är så enkelt som att bara lägga ut diarierna eller ens handlingarna på myndighetens webbplats utan att det krävs en betydligt mycket mer innovativ insats. Men det är väl det alla sysslar med idag, innovation och digitalisering, så det borde ju finnas utrymme för något litet projekt ägnat åt demokratiutveckling?
